In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt gewinnen E-Rechnungen immer mehr an Bedeutung. Doch obwohl die digitale Rechnung viele Vorteile bietet, konnten 55% der deutschen Unternehmen Ende 2024 noch keine E-Rechnungen empfangen. Die Umstellung auf die E-Rechnung ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der Wettbewerbsfähigkeit und Nachhaltigkeit. In diesem Beitrag beleuchten wir, was eine E-Rechnung ist, welche Übergangsfristen gelten und welche Vorteile sie für Unternehmen und die Umwelt bietet.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat erstellt und übermittelt wird, sodass sie automatisch von den entsprechenden Systemen des Empfängers verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zur klassischen Papierrechnung wird die E-Rechnung in einem elektronischen Format versendet, das eine direkte, automatische und fehlerfreie Verarbeitung ermöglicht. Sie enthält dieselben Informationen wie eine herkömmliche Rechnung, jedoch in einer Form, die maschinell lesbar ist.
Wann muss eine E-Rechnung erstellt werden?
Ab dem 27. November 2020 sind öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab dem 1. Juli 2025 gilt diese Verpflichtung auch für private Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Das bedeutet, dass spätestens zu diesem Zeitpunkt alle Unternehmen, die an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen oder Lieferungen und Dienstleistungen für den Staat erbringen, E-Rechnungen senden und empfangen müssen.
Welche Übergangsfristen gelten?
Für Unternehmen, die nicht im öffentlichen Sektor tätig sind, gibt es aktuell keine gesetzliche Pflicht, E-Rechnungen zu erstellen. Allerdings sollten Unternehmen, die in der Zukunft auf den digitalen Zug aufspringen möchten, nicht zu lange warten. Denn mit den neuen gesetzlichen Anforderungen ab 2025 wird eine Umstellung auf E-Rechnungen für alle Unternehmen unvermeidlich sein.
E-Rechnungen und GoBD
Die E-Rechnung muss den Vorgaben der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung) entsprechen. Das bedeutet, dass die E-Rechnung die gleichen Anforderungen an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit erfüllen muss wie eine Papierrechnung. Sie muss außerdem sicherstellen, dass die Daten nicht manipuliert werden können und über den vorgesehenen Zeitraum hinweg aufbewahrt werden.
Was sind die Vorteile einer E-Rechnung?
- Einsparpotenzial: Durch die Automatisierung der Rechnungserstellung und -verarbeitung sparen Unternehmen Zeit und Kosten, die sonst für manuelle Prozesse und die Verwaltung von Papierdokumenten aufgebracht werden müssten.
- Papierlose und effiziente Geschäftswelt: E-Rechnungen tragen zu einer papierlosen Verwaltung bei, was nicht nur den Arbeitsaufwand reduziert, sondern auch die gesamte Geschäftskommunikation beschleunigt. Rechnungen können sofort verarbeitet und bezahlt werden.
- Schonung der Umwelt: Die E-Rechnung trägt zur Reduktion von Papierverbrauch bei und hilft, CO2-Emissionen durch weniger Druck und Versand zu verringern. Dies ist ein Schritt in Richtung eines nachhaltigeren Geschäftsmodells.
- Wettbewerbsfähigkeit: Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnungen umsteigen, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil, da sie Prozesse effizienter gestalten und auf zukünftige gesetzliche Anforderungen besser vorbereitet sind.
Von dem allem abgesehen gibt es auch weniger Fehler da alles automatisch erfasst und weitergeleitet wird. Auch der Aufwand für die Datenverarbeitung reduziert sich.
Unterschied inhaltlich zu den gewohnten Papierrechnungen
Während eine Papierrechnung in der Regel manuell erstellt, versendet und abgelegt wird, ist die E-Rechnung vollständig digital und maschinenlesbar. Sie enthält alle notwendigen Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag und Empfänger, jedoch in einem standardisierten Format (z.B. XML, ZUGFeRD). Diese Struktur ermöglicht es, die Rechnung direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme zu integrieren, ohne dass sie manuell eingegeben werden muss.
FAQs zur E-Rechnung
1. Muss ich als Unternehmen jetzt schon auf E-Rechnungen umstellen?
Aktuell besteht noch keine gesetzliche Pflicht für Unternehmen außerhalb des öffentlichen Sektors. Allerdings müssen ab 2025 alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, E-Rechnungen senden und empfangen.
2. Was passiert, wenn ich die Umstellung auf E-Rechnungen verpasse?
Unternehmen, die keine E-Rechnungen empfangen oder versenden können, könnten bei öffentlichen Aufträgen benachteiligt werden. Spätestens ab 2025 wird es aber für alle Unternehmen erforderlich, E-Rechnungen zu nutzen.
3. Wie stelle ich sicher, dass meine E-Rechnungen GoBD-konform sind?
E-Rechnungen müssen den GoBD-Vorgaben entsprechen. Hierfür ist es wichtig, dass sie in einem maschinenlesbaren Format (wie XML) erstellt werden und dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist unveränderbar bleiben.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ist mehr als nur eine gesetzliche Verpflichtung – sie ist ein Schritt in eine digitale und nachhaltige Zukunft. Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnungen umstellen, können von Einsparungen, einer effizienteren Verwaltung und einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit profitieren. Die E-Rechnung ist der Weg zu einer papierlosen, schnelleren und umweltfreundlicheren Geschäftswelt – und je früher man damit beginnt, desto besser.
Was gilt für Schleswig-Holstein
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen zu können. Diese Regelung gilt auch für Unternehmen in Schleswig-Holstein. Zwar besteht keine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Lieferanten des Landes Schleswig-Holstein, jedoch ist der Empfang solcher Rechnungen über die zentrale Rechnungseingangsplattform des Landes vorgesehen.
Um den Anforderungen gerecht zu werden, sollten Unternehmen in Schleswig-Holstein ihre Systeme und Prozesse entsprechend anpassen, um den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen sicherzustellen. Dies umfasst die Implementierung geeigneter Softwarelösungen und die Schulung von Mitarbeitern. Eine frühzeitige Vorbereitung erleichtert die Umstellung und minimiert potenzielle Herausforderungen.